Rekisteriseloste
Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry:n rekisteri – ja tietosuojaseloste
23.5.2018
Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry noudattaa tietosuoja-asioissaan ja rekisterien käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä soveltuvaa kansallista lainsäädäntöä. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
Tietosuojaselosteen pääkohdat:
- Rekisterinpitäjä
- Rekisteröidyt
- Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
- Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
- Rekisteröidyn oikeudet
- Säännönmukaiset tietolähteet
- Säännönmukaiset tietojen luovutukset
- Käsittelyn kesto
- Henkilötietojen käsittelijät
- Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
- Tietoturva
- Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
- Yhteydenotto
- Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry (Y-tunnus 1077861-7)
Yhteystiedot: Pikisaarenkatu 21 53900 Lappeenranta
puh. 0400 553544
sähköposti: pj.lappeenranta@messi.meripelastus.fi
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, jäsenien, työntekijöiden, luottamushenkilöiden, yhteistyökumppaneiden sekä vapaaehtoiseksi, kilpailuihin ja arvontoihin sekä tapahtumiin ilmoittautuneiden tai osallistuneiden henkilötietoja.
3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry:n henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden tai muiden niihin verrattavien suhteiden sekä niistä johtuvien velvoitteiden hoitaminen; Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry:n nykyisten ja tulevien palveluiden ja/tai tuotteiden suunnittelun, toteutuksen, ylläpidon ja edelleen kehittämisen mahdollistaminen sekä lisäarvon luominen Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry:lle; asiakas- ja sidosryhmäyhteydenpito; markkinointitoimenpiteiden suorittaminen; sekä mielipide- ja markkinointitutkimus.
Henkilötietoja käsitellään vain Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry:n omien sääntöjen sallimissa rekistereissä yhdistyksen sääntömääräisen toiminnan sujuvuuden mahdollistamiseksi.
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Rekisteri voi pitää sisällään seuraavia henkilötietoja:
- koko nimi ja yhteystiedot (esim. postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä maa);
- yksilöintitiedot (esim. sukupuoli ja syntymävuosi);
- asiakkuuden ja sidosryhmäsuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot (esim. asiakasnumero,asiakasryhmä, äidinkieli, uutiskirjeen lähetysmuoto ja –aika, lahjoitus- ja maksutiedot,pankkitilitiedot sekä asiointia koskevat muut tarpeelliset tiedot);
- laitetta tai yhteyttä koskevat tiedot (kuten kuten www-sivuston osoitteet, laitetunnus, MAC-osoite, laitteistomalli, käyttöjärjestelmä sekä IP-osoite); sekä
- muut Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry:n järjestämien tapahtumien, kampanjoiden,luottamushenkilötoiminnan, vapaaehtoistoiminnan ja tukemisen asianmukaisen ja onnistuneen järjestämisen sekä niihin osallistumisen kannalta tarpeelliset tiedot.5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseenpj.lappeenranta@messi.meripelastus.fi, tai kirjallisesti osoitteeseen:
Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry, Pikisaarenkatu 21, 53900 Lappeenranta.Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkastaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset, puutteelliset ja/tai vanhentuneet tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry käsittelee poistopyynnön, jonka jälkeen joko tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä tai ilmoitetaan perusteltu syy, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että henkilötietoja käsiteltäessä rikotaan lakia tai voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia kiistanalaisten tietojen käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin kerättävät henkilötiedot ovat pääasiassa rekisteröidyn itsensä Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry:lle antamia tietoja tai verkkosivuston käytöstä muodostettuja tietoja. Tietoja saadaan rekisteröidyltä mm. www-lomakkeilla, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista, Messi-tietokannasta tai vastaavista tilaisuuksista ja muista tilanteista joissa henkilö luovuttaa tietojaan.
Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry kerää henkilötietoja suoraan esimerkiksi seuraavissa yhteyksissä:
- Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry:n verkkosivuston kautta
- Materiaalia tilattaessa, palautetta annettaessa tai muutoin Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry:een yhteydessä oltaessa
- Ilmoittautuessa Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry:n järjestämään toimintaan,tapahtumiin, kampanjoihin, vapaaehtoistoimintaan ja tukemiseen
- Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry:n järjestämiin kilpailuihin ja arvontoihinMikäli rekisteriin annetaan muita kuin rekisteröityä itseään koskevia tietoja, tulee tiedonantajan vakuuttaa, että hänellä on oikeus tällaisten tietojen ilmoittamiseen.7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Suomen Meripelastusseura Etelä- Saimaa ry:n ulkopuolelle. Henkilötietoja luovutetaan ainoastaan toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla tai mikäli Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry katsoo muutoin harkintansa perusteella olevan perusteltu syy tietojen luovuttamiseen.
8. Käsittelyn kesto
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen kohdassa 3 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
9. Henkilötietojen käsittelijät
Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry:n kanssa sopimussuhteessa olevat henkilöt voivat sopimukseen perustuen käsitellä henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja sopimuksen asettamien ehtojen mukaisesti. Henkilötietojen käsittely voidaan sopimuksella ulkoistaa kolmannelle osapuolelle, kuten esimerkiksi tilitoimistolle.
Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry on antanut jäsenrekisterinsä ylläpidon kattojärjestönsä Suomen Meripelastusseura ry:n tehtäväksi.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.
11. Tietoturva
Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry pyrkii kohtuullisin teknisin ja organisatorisin toimin suojelemaan henkilötietoja esimerkiksi luvattomalta pääsyltä, vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, väärinkäytökseltä, siirtämiseltä, luovuttamiselta tai muulta laittomalta käsittelyltä.
Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry rajoittaa henkilötietoja käsittelevien henkilöiden piiriä niin, että tietoihin pääsevät käsiksi vain ne Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry:n toimijat, joiden on tehtäviensä perusteella tarpeellista käsitellä henkilötietoja. Sähköiset rekisterit ja niihin tallennetut tiedot on suojattu yksilöllisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.
Tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan rekisteröidylle sekä toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
13. Yhteydenotto
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä ensi sijassa sähköpostitse osoitteeseen pj.lappeenranta@messi.meripelastus.fi tai kirjallisesti osoitteeseen:
Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry Pikisaarenkatu 21
53900 Lappeenranta
14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suomen Meripelastusseura Etelä-Saimaa ry suosittelee tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.